Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist [BITTE ERGÄNZEN] bestellt / nicht bestellt – bitte auswählen.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Erbringung unserer Leistungen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Diese Website lädt ohne Ihre Einwilligung keine externen Schriftarten, keine Trackingdienste, keine Kartendienste und keine Social-Media-Einbindungen. Die verwendete Schriftart wird lokal von unserem Server ausgeliefert.

3. Hosting und Bereitstellung der Website

Die Website wird bei [BITTE ERGÄNZEN] Name und Anschrift des Hosting-Anbieters, z. B. Vercel Inc. gehostet. Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Anbieter in Server-Logfiles technisch notwendige Daten:

• gekürzte oder vollständige IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Adresse und übertragene Datenmenge
• Statuscode der Antwort
• verwendeter Browser und Betriebssystem (User-Agent)
• gegebenenfalls die verweisende Seite (Referrer)

Diese Verarbeitung ist zum Betrieb, zur Stabilität und zur Sicherheit der Website erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit eine Übermittlung in Drittländer erfolgt, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standarddatenschutzklauseln.

4. Anfrageformular

Über unser Anfrageformular können Sie ein unverbindliches Angebot anfordern. Wir verarbeiten dabei die von Ihnen gemachten Angaben:

• Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und bevorzugte Kontaktart
• Angaben zum Objekt: Objektart, Größe, Etage, Aufzug, Parksituation, Hinweise zum Zugang
• Anschrift des Objekts (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• gewünschte Leistungen, zu räumende Bereiche, Terminwunsch und Ihre Beschreibung
• hochgeladene Bilder des Objekts
• Zeitpunkt Ihrer Datenschutz-Zustimmung

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Vorbereitung eines möglichen Vertrags erfolgt, sowie Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie uns Bilder übermitteln. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Das Absenden des Formulars stellt eine unverbindliche Anfrage dar und ist noch kein kostenpflichtiger Auftrag.

Zum Schutz vor automatisierten Massenanfragen setzen wir ein für Sie unsichtbares Formularfeld (Honeypot) sowie eine serverseitige Begrenzung der Anfragen pro IP-Adresse ein. Dabei werden keine zusätzlichen personenbezogenen Profile gebildet.

5. Hochgeladene Bilder

Die von Ihnen hochgeladenen Bilder dienen ausschließlich der Einschätzung des Aufwands und der Erstellung eines Angebots. Sie werden in einem privaten, nicht öffentlich zugänglichen Speicherbereich abgelegt. Es entstehen keine dauerhaft öffentlich erreichbaren Bildadressen.

• Der Zugriff ist ausschließlich angemeldeten und berechtigten Mitarbeitern möglich.
• Für die Anzeige im internen Portal werden zeitlich befristete Zugriffslinks erzeugt.
• Die Bilder werden serverseitig auf Dateityp und Größe geprüft und unter zufällig erzeugten Dateinamen gespeichert.
• Bei der Verarbeitung werden in den Bildern enthaltene Zusatzinformationen (EXIF-Daten, etwa GPS-Koordinaten) entfernt.
• Die Bilder werden nicht als E-Mail-Anhang versendet.

Bitte laden Sie keine Bilder hoch, auf denen unbeteiligte Personen oder besonders sensible Unterlagen erkennbar sind.

6. Kontaktformular, Telefon, WhatsApp und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allen übrigen Anliegen.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, erfolgt die Verarbeitung der Nachrichteninhalte und Ihrer Rufnummer zusätzlich durch den Betreiber des Dienstes (WhatsApp Ireland Limited) nach dessen eigenen Datenschutzbestimmungen. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig; alternativ erreichen Sie uns telefonisch, per E-Mail oder über die Formulare dieser Website.

7. E-Mail-Versand und Versandprotokoll

Systemnachrichten (Eingangsbestätigung, interne Benachrichtigung, Angebotsversand) werden ausschließlich serverseitig über den SMTP-Postausgangsserver unseres E-Mail-Anbieters [BITTE ERGÄNZEN] Name und Anschrift des E-Mail-Anbieters, z. B. STRATO AG versendet.

Zur Nachvollziehbarkeit und Fehlersuche protokollieren wir für jeden Versand: Empfängeradresse, Betreff, Art der Nachricht, Zeitpunkt, Zuordnung zur Anfrage oder zum Angebot, Erfolg oder Misserfolg, eine interne Fehlermeldung sowie die Anzahl der Versandversuche. Die Inhalte der Nachrichten werden in diesem Protokoll nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am zuverlässigen Nachweis des Versands).

8. Datenbank und Speicherung (Supabase)

Für Datenbank, Benutzerverwaltung und Dateispeicher nutzen wir Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North, Singapore). Die Daten werden in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union verarbeitet (Region Frankfurt am Main, Deutschland). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; für etwaige Drittlandsbezüge gelten die EU-Standarddatenschutzklauseln.

Der Zugriff auf die gespeicherten Daten ist technisch über Zugriffsregeln auf Datensatzebene (Row Level Security) beschränkt. Ohne Anmeldung im internen Portal ist kein Zugriff auf Anfragedaten oder Bilder möglich.

9. Internes Portal für Mitarbeiter

Das interne Portal ist ausschließlich für Mitarbeiter zugänglich. Es besteht keine öffentliche Registrierung; Zugänge werden administrativ angelegt. Für die Anmeldung werden E-Mail-Adresse, Passwort-Hash und Sitzungsdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO sowie § 26 BDSG im Beschäftigungskontext.

10. Cookies und lokale Speicherung

Auf der öffentlichen Website setzen wir keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken. Es werden ausschließlich technisch notwendige Daten verarbeitet:

• Im internen Portal wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur Anmeldung gesetzt.
• Während des Ausfüllens des Anfrageformulars kann ein Verweis auf Ihren Formularentwurf im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt werden, damit hochgeladene Bilder beim Wechsel zwischen den Schritten nicht verloren gehen. Dieser Eintrag wird nach dem Absenden entfernt.

Da keine nicht notwendigen Dienste eingesetzt werden, ist keine Cookie-Einwilligung erforderlich. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sollten künftig Analyse- oder Kartendienste eingesetzt werden, holen wir vorab Ihre Einwilligung über einen Einwilligungsdialog ein.

11. Instagram

Wir verlinken unser Instagram-Profil (@_keservices) als einfachen Textlink. Es werden keine Inhalte von Instagram eingebettet und beim Aufruf unserer Website keine Daten an den Anbieter übertragen. Erst wenn Sie den Link aktiv anklicken, gelangen Sie auf die Plattform, für die dann die Datenschutzbestimmungen des Anbieters gelten.

12. Speicherdauer und Löschung

• Anfragen ohne anschließenden Auftrag samt hochgeladener Bilder: Löschung spätestens 6 Monate nach Abschluss der Bearbeitung.
• Bilder zu erteilten Aufträgen: Löschung spätestens 12 Monate nach Abschluss des Auftrags, sofern sie nicht zur Beweissicherung benötigt werden.
• Unvollständig abgebrochene Formularentwürfe samt zugehöriger Dateien: automatische Löschung nach 7 Tagen.
• Angebote, Auftragsdaten und steuerlich relevante Unterlagen: Aufbewahrung entsprechend den gesetzlichen Fristen von 6 bzw. 10 Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Versandprotokolle: Löschung nach 12 Monaten.

Wird eine Anfrage gelöscht, werden die zugehörigen Bilder und Datensätze technisch mit entfernt.

13. Empfänger der Daten

Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt nur an:

• unsere Auftragsverarbeiter für Hosting, Datenbank und E-Mail-Versand (siehe Abschnitte 3, 7 und 8)
• gegebenenfalls beauftragte Entsorgungs-, Transport- oder Reinigungspartner, soweit dies zur Auftragsdurchführung erforderlich ist
• Steuerberatung und Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten

14. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@ke-services.de.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Behörde Ihres Wohnsitzes oder unseres Sitzes: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

15. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe Ihrer Kontaktdaten und der Objektangaben ist freiwillig, für die Erstellung eines Angebots jedoch erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Stand: [BITTE ERGÄNZEN] Datum der letzten Aktualisierung

Die Anbieterkennzeichnung finden Sie im Impressum.